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프로다운 e-mail 작성법


회사생활에 있어 커뮤니케이션은 매우 중요한 요소 중 하나입니다. 커뮤니케이션의 방법으로 메신저를 통한 업무 공유나 지시, 보고도 있지만 대외적으로 가장 많이 활용되는 수단은 이메일 입니다. 아무래도 회사 이메일은 중요한 업무 내용이 들어가기 때문에 각별히 신경을 써서 보내야 합니다. 처음 회사에 입사해서 메일을 작성해야 하는 상황이 왔을 때, 어떻게 보내야 할지 고민하셨던 적이 있으실 겁니다. 그리고 아직도 메일을 프로답게 작성하지 못하고 계신 분들을 위해 지금부터 프로답게 e-mail을 작성하는 방법에 대해 알려드리겠습니다.




1. ‘이름’이 연상되는 e-mail 주소

처음 입사하게 되면 회사 고유의 e-mail 주소를 만들게 되는데, 회사에서 사용하는 e-mail 주소는 기본적이면서 명확해야 합니다. e-mail을 주고 받는 관계에서 주소는 자신을 나타내는 이름과도 같기 때문에 주소를 만들 때는 가급적 본인의 이름을 사용하는 것이 좋습니다. 개인적으로 사용하는 아이디를 이용한 주소가 아닌, 본인의 이름으로 주소를 만드는 편이 상대방에게 훨씬 더 신뢰감을 줄 수 있고, 프로다워 보일 수 있습니다. 수신인 또한, 주소만 봐도 누구인지 알 수 있고 추후에 이름으로 재검색을 할 수 있기 때문에 파악하기도 용이합니다.





2. 수신, 참조, 숨은 참조(TO, CC, BCC)의 구분

개인적으로 비즈니스 메일을 쓰지 않는 이상, 처음 비즈니스 메일을 작성하는 사람들에게는 참조와 숨은 참조가 무엇을 의미하고 어떻게 써야 할지 익숙하지 않을 수 있습니다. 비즈니스 메일은 일대일로 주고 받는 것보다 팀 전체에 e-mail을 공유하거나, 업무 담당자를 비롯해 다양한 관계자들까지 함께 e-mail을 수신하기 때문에 사용법을 알고 쓰는 것이 중요합니다.




수신(TO)

수신은 일반적으로 같이 일하는 실무 담당자로 볼 수 있고, 답장 받기를 원하는 사람이라고 생각하시면 됩니다. 수신인은 여러 명이 될 수 있지만, 받는 사람들도 누가 답장을 해야 하고, 책임 소재가 누구인지가 불분명해질 수 있기 때문에 너무 많은 사람이 수신인으로 들어가는 것은 좋지 않습니다. 


참조(CC)

참조는 직접적으로 답장을 받아야 하는 사람은 아니지만, 업무 내용을 공유할 필요가 있는 관계자들을 생각하시면 됩니다. 업무를 지원해야 하는 사람이나 업무 흐름을 파악해야 하는 직속 상사나 관리자들을 공유해야 할 메일에 참조에 포함하는 것이 좋습니다.


숨은참조(BCC)

숨은 참조는 참조와 의미는 비슷하지만, 수신자에게 참조자를 숨기고 싶을 때 사용하는 기능입니다. 참조는 수신자가 누가 참조되어 있는지 알 수 있지만, 숨은참조는 발신자만 알 수 있습니다. 일반적으로 회사에서 거래처나 외부에 보내는 메일에 상사나 관리자를 넣을 때 숨은참조를 사용합니다.





3. 내용 추측이 가능한 제목

e-mail을 작성할 때 제목은 주고받는 내용의 목적이 뚜렷하게 나타나도록 작성해야 합니다. 회사 e-mail의 경우, 업무를 하다 보면 하루에도 수십 통의 e-mail을 주고받기 때문에 제목이 애매하거나 명확하지 않으면, 열어보지 않거나 흘려보고 지나칠 수 있습니다. 또한 제목에는 진행하고 있는 프로젝트의 명을 적어주는 것이 나중에 업무 히스토리를 확인할 때 검색하기 쉽고, 외부에 e-mail을 보내는 경우 제목 앞쪽에 회사명을 표기해주는 것이 받는 입장에서도 한눈에 회사이름을 확인하기 용이합니다.


* 핵심 목적 단어를 제목에 표기 – ex) 기획안 검토 요청, 프로젝트 업무 일정 공지

*프로젝트명이나 회사명을 표기 - ex) [A프로젝트] 1차 진행 보고





4. 본문 형식

비즈니스 메일은 간결하게 원하는 내용을 작성하되, 격식은 갖춰서 보내는 것이 중요합니다. e-mail의 목적이나 성격에 따라 작성방식이 조금은 다르겠지만, 일반적으로 아래와 같은 형식으로 작성하는 것이 좋습니다.


1. 상대의 이름과 직함을 언급하고 인사말과 함께 본인의 소속과 이름을 밝힙니다.

Ex) 한수신 부장님, 안녕하세요. 한샘이펙스 박송신 대리입니다.

2. e-mail의 목적과 이유를 간단하게 요약합니다.

3. 전달하고자 하는 내용을 알아보기 쉽도록 간결하게 작성합니다.

(강조하고자 하는 내용에는 밑줄이나 폰트 두께를 굵게)

4. 일정을 공유하거나 피드백을 받아야 하는 경우, 해당 사항을 강조해줍니다.

5. 감사 인사로 마무리합니다.





5. 첨부파일명과 내용 언급

메일을 전달할 때, 같이 보내야 할 첨부파일이 있다면 파일이름을 프로젝트의 내용에 맞게 수정하여 첨부하는 것이 중요하고, 보내기 전에 파일이 제대로 첨부됐는지 한번 더 확인하는 것이 좋습니다. 또한 e-mail 본문 내에 첨부 내용을 언급하거나 첨부파일명을 언급하여 수신자가 첨부파일을 확인하지 못하는 일이 없도록 합니다.





6. 서명 추가

서명은 메일 하단에 보내는 사람의 정보가 같이 기입되는 것으로 받는 사람에게 신뢰도를 줄 수 있습니다.

일반적으로 본인의 이름과 직급, 연락처, 메일주소, 회사주소가 들어가고 업무 분야별로 조금씩 다르지만, 법적 분쟁을 피하기 위한 간략한 고지 문구가 들어가기도 합니다. 서명은 모든 메일에 자동으로 첨부되도록 설정할 수 있어 항상 받는 사람에게 발신인의 기본 정보를 전달 할 수 있습니다.

명함 이미지를 직접 첨부하는 것도 좋은 방법입니다.



비즈니스 메일을 처음 작성하는 사람에게는 e-mail 작성 자체가 부담될 수 있습니다. 하지만 내가 전달하고자 하는 목적이 무엇인지를 명확히 알고, 위에 내용처럼 요령껏 메일을 작성하다 보면 차츰 나만의 메일 작성 노하우들이 생길 수 있습니다. 이제 좀 더 프로답게 e-mail을 작성 해보세요.



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